Emissão de cobrança pelo seu sistema de gestão escolar – um caso de sucesso

Hoje estou aqui para contar um caso de sucesso de um cliente nosso no que diz respeito à emissão de cobrança. Pode ser que você esteja passando pela mesma situação ou algo parecido e possa te ajudar. 

O relacionamento com esse cliente não teve origem nessa área de controle de mensalidades de itens que a escola cobrava de seus alunos. A escola buscava um sistema de gestão para ajudar nos processos acadêmicos e tudo começou por aí.  

Estou contando em primeira pessoa porque fui eu a responsável pela implantação do sistema no cliente. 

Depois de colhida a documentação necessária, demos início aos treinamentos. No começo nos concentramos em estruturas básicas como criar cadastros de pessoas, criar turmas, matricular alunos, informar os professores das turmas e por aí vai. Quando todos os módulos contratados pelo cliente já haviam sido finalizados, perguntei o motivo deles não terem interesse na parte financeira, visto que é um dos módulos mais usados pelos nossos clientes. 

Então ele informou que emitiam os boletos diretamente na plataforma do banco, e por se sentirem atendidos, não precisariam contratar este módulo. Insisti no questionamento e perguntei: “você emite os boletos um a um?”. Ele respondeu que sim e ainda complementou que por ser um processo demorado, já registrava os boletos do ano inteiro, para não ter que fazer isso a cada mês. 

Ofereci uma demonstração para ele, que foi aceita. 

Expliquei que todos os dados que a escola estava inserindo no sistema já serviriam de base para a emissão dos títulos (nome do responsável do aluno, endereço e CPF) e que usando o sistema ele poderia registrar os boletos de todos os alunos em poucos minutos. 

Embora exista essa facilidade toda, o que já diminuiria o trabalho da escola com esse único processo, listei uma série de benefícios que iria facilitar a vida do gestor financeiro. Vou listar alguns: 

Primeiramente, o banco que a escola utilizava fazia a cobrança por boleto registrado. Deste modo, na época de rematrículas eles precisavam dispor de um montante de recurso para registrar os boletos do ano interior para os alunos. 

Além disso, em casos de cancelamento de matrícula ou alteração do contrato, o banco cobrava pelo serviço de cancelamento e/ou alteração. A alteração de parcelas é muito comum na Educação Infantil, por exemplo, pois os pais frequentemente mudam o tempo em que a criança fica na escola, alterando também a mensalidade. 

Quando se tem uma rotina de alterações constantes na escola, o registro mensal de títulos é a melhor opção, visto que os boletos a vencer podem sofrer alteração antes de serem registrados. 

Outra vantagem de se utilizar o seu sistema de gestão para controle de parcelas reside nos relatórios disponíveis. Todos os anos você precisa entregar a quitação anual de débitos e o informativo para o imposto de renda para os responsáveis. Se as parcelas são geradas no seu sistema e a informação de pagamento está lá, esses documentos saem automaticamente. Além de poder contar com eles, você nem precisa se preocupar em enviar, pois eles ficam disponíveis no portal para que os pais possam fazer download. 

Ainda, como você tem os dados do responsável financeiro e tem o valor da anuidade, vencimento, parcelas mensais e eventuais descontos, você também pode emitir o contrato de prestação de serviços diretamente do sistema sem precisar fazer manualmente um por um. 

Embora existam ainda outras vantagens, quero mencionar o que tornou esse caso um sucesso completo. A maioria dos bancos possui tarifas diferenciadas quando os boletos são emitidos pelo banco e quando são emitidas por sistema de gestão próprio. Em grande maioria, a tarifa de registro por boleto é mais cara se o título for emitido pelo banco e mais barata quando o cliente tem sistema próprio. 

Como a escola gostou do que viu na minha apresentação, verificou com o banco qual seria o valor do registro do boleto se fosse realizado por sistema próprio. Tiveram uma surpresa em constatar que a diferença de valor era um pouco maior que a nossa mensalidade (nossa mensalidade é cobrada por aluno ativo, tornando um valor justo, visto que acompanha o tamanho da escola). 

Resumo do caso: o montante economizado com a redução do custo por emissão de boleto bancário registrado, era superior à mensalidade que estavam pagando pelo EVN, ou seja, o sistema de gestão EVN além de otimizar o tempo gasto com rotinas repetitivas, ainda saiu de graça! 

E eu fiquei mais feliz ainda, pois nosso lema aqui na empresa é “cliente feliz, empresa feliz!”. 

Deseja saber o que podemos fazer pela sua escola? Marque uma demonstração! Ficaremos animados em juntar forças contigo.